UBO-register wordt een feit

Na een lange aanloop heeft de Tweede Kamer op 10 december 2019 ingestemd met het wetsvoorstel ‘Implementatiewet registratie van uiteindelijke belanghebbende van vennootschappen en andere juridische entiteiten’. Daarmee is het register waarin de uiteindelijk belanghebbenden worden opgenomen, het ‘UBO-register’, vanaf -waarschijnlijk- 10 januari 2020 een feit. Het UBO-register is een van de maatregelen uit de Vierde Anti-Witwasrichtlijn.

In de eerdere nieuwsberichten ‘UBO-register gaat er nu echt komen’ en ‘Implementatiewet UBO-register onder vuur’ is Ovidius al ingegaan op het UBO-register. In deze update behandelt Ovidius de belangrijkste elementen van het register.

Wie is een UBO?

De afkorting UBO staat voor ‘ultimate beneficial owner’, of ‘uiteindelijk belanghebbende’ in goed Nederlands. Met UBO worden personen aangeduid (geen rechtspersonen) die -direct of indirect- een belang hebben in een juridische entiteit. Dat kan een besloten vennootschap zijn, maar ook een vereniging of een stichting.

Niet iedereen met een belang is een UBO. De drempel ligt op 25%: UBO’s hebben meer dan 25% van de aandelen en/of de stemrechten. Daarnaast kun je ook als UBO gelden wanneer je, bijvoorbeeld op basis van een overeenkomst, bevoegd bent om het bestuur te benoemen of te ontslaan.

Een UBO-register, waarom eigenlijk?

De naam van de richtlijn geeft het al een beetje weg: het UBO-register is een maatregel in de strijd tegen financieel-economische misdrijven zoals witwassen en de financiering van terrorisme.

Bij witwassen en terrorismefinanciering spelen (ingewikkelde) juridische structuren vaak een rol. Voor de buitenwereld is het vaak onduidelijk wie er dan precies ‘in’ de onderneming zitten of daarbij een belang hebben. Met het UBO-register wordt dat anders. In het UBO-register moeten namelijk bepaalde persoonlijke gegevens van de UBO opgenomen. De hoop is dat het hiermee lastiger wordt gemaakt om bijvoorbeeld de herkomst van gelden te versluieren.

Wie moet registreren?

Vanaf 10 januari 2020 zijn in Nederland gevestigde ondernemingen verplicht om informatie over hun UBO’s in het UBO-register op te nemen. Het gaat onder meer om (niet-beursgenoteerde) B.V.’s, N.V’s, stichtingen, verenigingen en personenvennootschappen. Specifieke type entiteiten, waaronder eenmanszaken en publiekrechtelijke rechtspersonen, zijn van de registratieplicht uitgezonderd.

Voor bestaande entiteiten is er een overgangsperiode: zij hebben 18 maanden de tijd om hun UBO’s te registreren. Voor nieuwe entiteiten geldt dat niet. Zij moeten binnen acht dagen na oprichting aan deze verplichting gaan voldoen.

En wat als je dat niet doet?

Registratie is (logischerwijs) niet vrijblijvend. Het niet tijdig registreren van een UBO wordt onder de nieuwe wetgeving een economisch delict. Daarop kan een boete of zelfs gevangenisstraf staan. De Kamer van Koophandel zal entiteiten daarom proactief gaan informeren over de registratieplicht en één aanmaning sturen als niet aan de registratieplicht is voldaan.

Hoe is het UBO-register opgebouwd?

Het UBO-register wordt onderdeel van het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Nog meer dan het Handelsregister, zal het UBO-register persoonsgegevens bevatten. Om de privacy van de UBO’s te waarborgen, wordt sommige informatie openbaar en andere informatie niet:

  • Openbaar deel

In het openbare deel van het UBO-register komen de voor- en achternaam, geboortemaand, geboortejaar, nationaliteit, woonstaat en de aard en de omvang van het economisch belang van de UBO te staan. Dat betekent dat die informatie via een KvK-account en tegen vergoeding kan worden opgevraagd. Om misbruik te voorkomen, worden wel maatregelen getroffen. Een van die maatregelen is identificatie van de personen die bepaalde gegevens raadplegen, om mensen die kwaad willen, te ontmoedigen. Ook krijgt een UBO inzage in hoe vaak zijn of haar gegevens worden geraadpleegd; en wordt onderzocht of ook het type gebruiker kan worden vastgelegd. Bovendien wordt het niet mogelijk om op de naam van de UBO te zoeken. De bedrijfjes van de buren boven tafel krijgen, is dus niet zomaar mogelijk.

  • Beschermd deel

In het beschermde deel van het UBO-register is alle informatie over de UBO zonder beperkingen beschikbaar. Naast de bovengenoemde gegevens gaat het dan bijvoorbeeld om het BSN-nummer, het adres en de kopie van het identiteitsbewijs. Enkel bevoegde autoriteiten, waaronder het Openbaar Ministerie, de politie en de Belastingdienst, krijgen toegang tot dit gedeelte.

Er zijn echter situaties denkbaar waarin het belang dat met het UBO-register wordt gediend, niet opweegt tegen de risico’s die het openbaar maken van de gegevens van een specifieke UBO voor die persoon met zich meebrengt. Een UBO daarom kan een verzoek doen om ook de openbare gegevens af te laten schermen. Gelet op het doel van het register, zal dit alleen in uitzonderlijke omstandigheden worden toegestaan. Bijvoorbeeld als de UBO minderjarig is, of als er sprake is van een reëel veiligheidsrisico voor de UBO.

Evaluatie

Of en in hoeverre de privacy van de UBO’s door het register negatief zal worden beïnvloed, moet in de komende periode gaan blijken. Het is daarom de bedoeling dat het UBO-register over één en over vier jaar zal worden geëvalueerd. Hierbij zal ook de Autoriteit Persoonsgegevens worden betrokken.